オフィスの移転は住宅の引越し以上にすることが多く、業務が膨大になります。
スケジュールとタスクの管理が欠かせません。
物件探しをする前に移転に必要なことと手順をしっかりと押さえておきましょう。
新たに貸事務所を探す理由は2つ考えられます。
1つ目は貸主側の事情です。
建物の老朽化による取り壊しなどで移転を余儀なくされることがあります。
2つ目は借主の希望による移転です。
主に店舗の拡大・縮小、コスト管理、ワーカーと顧客の満足度向上などが理由です。テナント移転は先に移転先を決めてから解約を申し入れるケースが大半です。
しかし中には解約後に移転先を決めることもあるため、現在借りているテナントと移転先のテナントで必要な作業と手順をご紹介します。
まず、移転前に借りているテナントで必要な作業です。
解約の申入れは一般的に移転の6ヶ月前までにおこないます。
申入れ期間は約款などに記載されていますが、定められた期間におこないましょう。契約期間の満了時であっても、契約会社から非更新と通知されないかぎり、更新を前提にしているので申入れは欠かせません。
解約を申入れた後も退去時まで賃料の支払いが必要となります。契約期間内に解約をおこなう場合、違約金が発生することもあります。退去時は原状回復の義務があり、各種費用が発生することを念頭においておきましょう。
保険、リース、各種通信契約などを結んでいるものについては変更手続きが必要になります。運搬や工事が必要なものもあるので、移転先と移転時期が決まったら速やかに契約会社に連絡を入れます。引越し作業は次の項目でもお話しますが、新しいテナントへの移動時期、持ち運ぶ物資が確定したら引っ越し業者に依頼しましょう。オフィス移転は社内でのアナウンスも大切です。
会議や説明会などで周知し、スムーズに移転を進められる環境を作りましょう。
移転前にしておきたい手続きもいくつかあります。
・消防署
提出する書類が複数あります。
防火対処物工事等計画届出書
新テナントの工事が始まる1週間前までに移転先の管轄消防署に出します。
消防計画作成変更届、防火対象物使用開始届出書
移転の1週間前までに提出します。
防火・防災管理責任者選任（解任）届
新旧の消防署で提出が必要です。
・郵便局
郵便物届出変更届を提出します。
移転前の郵便局で手続きを行います。
次に移転先のテナントに関して必要なことです。
移転の半年前から3ヶ月前までには新しいテナントを決めていることがほとんどです。条件に合致したテナントに申込み、審査が通れば契約になります。
契約には手付金、敷金・礼金・仲介手数料などが必要です。
契約後は賃料、共益費などの支払いが月々発生します。
移転時期によって移転前のテナントと同時に賃料が発生する可能性もあるため、注意しましょう。
契約が決まったら、本格的にオフィスプランニングをおこないます。
会社の展望と照らし合わせながらゾーニングしたり、必要な設備、物資を検討します。オフィス家具、什器を前のオフィスから持ち運ぶか、新たに購入するかなどを決めましょう。自社で搬出・搬入を行う場合は別ですが、引越し業者の手配が必要になることもあります。
3月4月は特に引越しとオフィス移動が集中しやすい時期です。
早めに持ち運ぶ荷物を選定して、引っ越し業者に見積もりを依頼し、引っ越し日を決めましょう。移転先が決まったら、地図・住所・電話番号が記載される印刷物などの更新が必要です。会社の案内図、パンフレット、名刺、印鑑、封筒、伝票などは移転後すぐに使う可能性があります。社員証や定期券区間の変更も忘れずにおこないましょう。各種手続きを行う際に名刺や社員証などを使う機会があるので、早めの準備が大切です。取引先への移転案内は1ヶ月前ぐらいに行うのが一般的です。
書面でお知らせする場合、案内状を用意しましょう。
保険、リース、各種通信契約については先ほど触れましたが、スケジュールに沿って物資の搬入や契約の変更をおこないます。
オフィス移転後も各種届け出と手続きが必要になります。
中には提出期限が短いものあるので事前に把握しておきましょう。
オフィス移転では移転前の手続きに加えて、一般的に以下の手続きをおこないます。
・法務局
移動する部署によって提出する書類、期限が異なります。
移転登記申請書が必要で、提出期限は本店が2週間、支社は3週間です。
・社会保険事務所
適用事業所所在地・名称変更届を5日以内に提出します。
・税務署
移転後に移動事項に関する各種届出を出します。
事業年度、納税地、その他の変更異動届出書はテナント移転後速やかに提出しましょう。
給与支払事務所等を開設・移転・廃止届出書は移転から1ヶ月以内が期限です。
・都道府県税事務所
移転先で事業を開始してから10日以内に事業開始等申告書の提出が必要です。
・公共職業安定所
移転後10日以内に各種変更届を提出します。
・労働基準監督署
移転後速やかに各種書類を提出します。
労働保険名称・所在地等変更届、安全管理者責任報告などをおこないます。
・警察署
駐車場の利用がある場合、車庫証明の提出が必要です。
・消防署
移転前にも手続きが必要でしたが、新しい管轄の消防署に防火管理者選任届を提出します。
利用している銀行やクレジット会社の住所変更も合わせておこないましょう。
インフラ環境などの整備、引っ越し作業、各種届け出の提出ができたらテナント移転の完了です。
作業項目が多くなるテナント移転ですが、社員のモチベーションアップ、企業の成長につながるチャンスです。
移転の目的を明確にして、スケジュールを社員と共有しながら移転準備を行うとスムーズに進められます。
テナント移転をする際は一連の流れをつかんでおくと安心です。
移転の手順を踏まえて良いテナント探し、テナント移転を成功させましょう。